ระบบควบคุมภายในคืออะไร ทำไมทุกบริษัทถึงควรมี? 5 ประเภทของระบบการควบคุมภายใน

ระบบควบคุมภายใน เพราะเหตุอะไรทำไมทุกบริษัทถึงควรมี?

การควบคุมภายในยังคงเป็นเรื่องที่ใครหลายคนคิดว่าเป็นเรื่องไกลตัว แต่หารู้ไม่! ระบบการควบคุมภายในนั้นเป็นสิ่งที่ใกล้ตัวมาก ยิ่งหากทำงานในองค์กรใหญ่ๆ ด้วยแล้ว ระบบควบคุมภายในเป็นสิ่งที่คุณต้องเจออยู่ตลอด แต่คุณอาจจะแค่ไม่รู้ตัว และในเมื่อมันใกล้ตัวขนาดนี้ เราก็จะมาขยายความให้เข้าใจตรงกันว่าระบบควบคุมภายในนี้คืออะไร แล้วมีความสำคัญอย่างไร ทำไมหลายๆ บริษัทถึงต้องมี!

ความหมายง่ายๆ ของระบบควบคุมภายใน 

ระบบควบคุมภายใน คือกระบวนการที่จะมาช่วยสร้างความก้าวหน้าและความมั่นคงภายในองค์กร ซึ่งผู้บริหารจะได้รับรู้โดยตรงว่า การดำเนินงานขององค์กรจะบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ได้มากน้อยเพียงใด ปัญหาตรงไหนที่ควรได้รับการแก้ไข และระบบควบคุมภายในยังเป็นกลไกขั้นพื้นฐานสำคัญ ที่จะเข้ามาดูแลกระบวนการการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ขององค์กรให้ดำเนินงานไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ระบบการควบคุมภายในที่ดีต้องเกิดจากอะไรบ้าง? 

การที่ระบบควบคุมภายในจะเกิดผลดีต่อองค์กรมากที่สุดคงหนีไม่พ้น การปฏิบัติตนให้เป็นแบบอย่างที่ดีของผู้บริหาร ให้คนในองค์กรเห็นเป็นแบบอย่าง คอยติดตามผลการควบคุมภายในอยู่เสมอ ปรับปรุงข้อบกพร่องและปรับเปลี่ยนข้อบังคับต่างๆ ให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบัน และที่ขาดไม่ได้ คือทุกคนในองค์กรต้องให้ความร่วมมือในการปฏิบัติตน เพียงเท่านี้องค์กรของคุณก็จะได้รับระบบควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพอย่างแน่นอน

5 ประเภทของระบบการควบคุมภายใน

1.การควบคุมแบบป้องกัน 

เป็นการควบคุมเพื่อป้องกัน หรือลดความเสี่ยงจากความผิดพลาด ความเสียหายในการทำงาน 

2.การควบคุมแบบค้นพบ 

เป็นการควบคุมเพื่อค้นพบความเสียหาย หรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้นแล้ว

3.การควบคุมแบบแก้ไข 

เป็นวิธีการควบคุมเพื่อกำหนดขึ้นเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นให้ถูกต้อง หรือเพื่อหาวิธีแก้ไขเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำได้อีก

4.การควบคุมแบบส่งเสริม 

เป็นวิธีการควบคุมที่ส่งเสริมหรือกระตุ้นให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการขององค์กร

5.การควบคุมแบบชดเชย 

เป็นวิธีการควบคุมที่กำหนดขึ้น เพื่อชดเชยหรือทดแทนสำรองระบบที่ทำอยู่

ประโยชน์สุดทึ่งของระบบการควบคุมภายใน

ระบบการควบคุมภายในเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้บริหารดูแลและกำกับการปฏิบัติงานของผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา ให้ดำเนินงานด้วยความราบรื่น บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะสามารถใช้ทรัพยากรภายในองค์กรได้อย่างประหยัดและคุ้มค่ามากที่สุด เอกสารรายงานต่างๆ ก็จะถูกต้องไม่มีตกหล่นและเชื่อถือได้ การปฏิบัติงานในขั้นตอนต่างๆ เป็นไปอย่างมีระบบถูกต้อง เหมาะสม และอยู่ในกรอบของกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งยังป้องกันโอกาสเสี่ยงที่อาจเกิดความผิดพลาดในการดำเนินงานขององค์กรได้ด้วย หรือพูดง่ายๆ ว่าระบบควบคุมภายในนั้นจะช่วยให้องค์กรของคุณมีระบบระเบียบในการทำงานมากขึ้นนั่นเอง 

จากที่กล่าวมานั้น ระบบควบคุมภายในเป็นเครื่องมือหรือกลไกลสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรหรือบริษัทของคุณสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างราบรื่น ระบบควบคุมภายในจึงไม่ใช่สิ่งที่คุณจะต้องมานั่งคิดว่าควรทำหรือไม่ควรทำ เพราะคำตอบที่ดีที่สุดคือ ทุกบริษัทควรมีระบบควบคุมภายใน แต่จะทำอย่างไรให้การควบคุมภายในนั้นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด นั่นคือสิ่งที่คุณหรือทีมบริหารต้องมานั่งประชุมหาทางออกนั่นเอง