ผู้ประกอบการหลายคนอาจเข้าใจว่าการทำบัญชีนั้นมีไว้สำหรับบริษัทใหญ่หรือเพื่อร้านค้าทั่วไปอย่างเดียวเท่านั้น แต่อันที่จริงแล้วพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ก็สามารถทำบัญชีให้กับร้านได้เหมือนกัน ซึ่งการทำบัญชีให้ร้านออนไลน์นั้นนอกจากจะเป็นการสรุปยอดขายและรายจ่ายในทุกๆ เดือนแล้ว ยังช่วยให้เรามีข้อมูลสรุปรายได้ที่ชัดเจนแน่นอนนอกเหนือจากตัวเลขที่ระบบของเว็บไซต์บันทึกเอาไว้อีกด้วย
ส่วนใครที่กำลังคิดว่าการทำบัญชีให้ร้านค้าออนไลน์นั้นเป็นเรื่องยาก ลองมาดูหลักการ 3 ข้อง่ายๆ สำหรับทำบัญชีให้ร้านค้าออนไลน์ที่เข้าใจง่ายและสามารถนำไปใช้ได้จริง ดังนี้
1. ทำตารางให้อ่านง่ายและหมั่นบันทึกยอดรับ-จ่ายทุกวัน
การเก็บข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ คือพื้นฐานสำคัญของการทำบัญชีทุกประเภท หากคุณทำบัญชีด้วยตัวเองอาจเลือกทำตารางในแบบที่เราเข้าใจง่าย เลือกดูข้อมูลได้ง่าย และยิ่งข้อมูลละเอียดเท่าไรก็ยิ่งทำให้เราสามารถสรุปรายการต่างๆ และมองเห็นความเคลื่อนไหวของตัวเลขสถิติของร้านได้ง่ายยิ่งขึ้น
นอกจากนี้อย่าลืมบันทึกยอดรายรับและรายจ่ายของร้านทุกวันให้เป็นนิสัย เพราะถึงเราจะเปิดร้านค้าออนไลน์ที่ระบบของเว็บไซต์ทำการบันทึกยอดแบบอัตโนมัติให้อยู่แล้ว แต่ก็ควรจดทุกวันจะดีที่สุด นอกจากนี้ใครที่เปิดร้านแบบเพจเฟซบุ๊คหรือร้านค้าทางช่องทางโซเชียลมีเดียอื่นๆ ที่ไม่มีการบันทึกยอดรายรับและรายจ่าย ยิ่งต้องหมั่นจดบันทึกและทำบัญชีของร้านให้เป็นนิสัยในทุกๆ วัน ไม่ควรมาจดย้อนหลังเพราะอาจทำให้เกิดความผิดพลาดของข้อมูลและตัวเลขได้
2. ซื่อสัตย์กับการประกอบการและจดบันทึกทุกครั้งที่งบประมาณของร้านมีการเคลื่อนไหว
หลายครั้งที่เจ้าของร้านมักจะชอบหยิบยืมเงินส่วนกลางของร้านไปหมุนเวียนเพื่อใช้ส่วนตัวด้วยเหตุผลต่างๆ เพราะคิดว่านั่นก็คือเงินของคุณ แต่อย่างไรก็ตามการนำเงินงบประมาณของร้านไปใช้อาจทำให้เมื่อถึงเวลาสรุปยอดประจำเดือนหรือประจำปี ตัวเลขรายรับรายจ่ายที่ได้อาจไม่ตรงกับความเป็นจริง เพราะฉะนั้นเพื่อป้องกันเหตุการณ์ดังกล่าว เราจึงต้องทำการจดบันทึกทุกครั้งที่นำเงินออกจากกองกลางของร้านไม่ว่าจะนำไปใช้จ่ายด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม หากต้องการทำบัญชีอย่างถูกต้องและครบถ้วน ก็ต้องจดบันทึกรายการต่างๆ ด้วยความซื่อสัตย์
3. สรุปยอดบัญชีทุกเดือนและทำสรุปรายปี
การสรุปยอดบัญชีทุกๆ เดือนจะทำให้เรามองเห็นภาพรวมรายรับและรายจ่ายของร้านค้าออนไลน์ของเรา นอกจากนี้ยังทำให้เมื่อถึงเวลาทำสรุปยอดรายปีก็สามารถรวบรวมข้อมูลและทำสรุปได้ง่ายขึ้นอีกด้วย โดยสรุปข้อมูลทุกครั้งเมื่อครบกำหนดในแต่ละเดือน
การทำบัญชีให้ร้านค้าออนไลน์นั้นจริงๆ แล้วไม่ใช่เรื่องยุ่งยาก เพียงแต่ต้องมีการวางระบบที่ดีและใช้ความละเอียดรอบคอบในการจดบันทึกเท่านั้น เพราะฉะนั้นผู้ประกอบการควรเริ่มทำบัญชีให้ร้านค้า เพื่อให้ให้ร้านค้าออนไลน์ของคุณเป็นระบบระเบียบ และสามารถตรวจสอบความเคลื่อนไหวทางการเงินต่างๆย้อนหลังได้อย่างถูกต้อง